Wertvolle Fragestellungen vor dem Event:
- Was möchte ich mit der Veranstaltung erreichen – was ist das Eventziel?
- Wer sollen meine Gäste sein? Zielpublikum definieren.
- Vorstellungen über roten Faden zu Papier bringen –Eventdramaturgie festlegen.
- Beispiele für „Roten Faden“: Mottoparty, Dresscode, Speisen, Getränke, Mobiliar, Art der Unterhaltung, z. B. Livemusik, Künstler, Zauberer, Dekoration.
- Datum festlegen – hierbei lohnt es sich zu überprüfen, ob es Gegenveranstaltungen gibt bzw. auf welchen Tag der Event fällt. Sonn- und Feiertage aber auch Fenstertage und Schulferien sind oftmals problematisch.
- Hard Facts des Events festlegen: Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.
- Überlegungen zu Raum- und Infrastrukturbedarf anstellen.
- Ort der Veranstaltung festlegen.
- Auf einfache Erreichbarkeit achten: Anfahrtsdauer der Gäste, Verkehrssituation zur An- und Abreise, Parkmöglichkeiten, öffentliche Verkehrsmittel etc.
- Passende Eventlocation ermitteln bzw. definieren.
- Frühzeitig buchen – zumindest anfragen und vorerst optional reservieren.
Grobplanung vor dem Event
- Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.).
- Bei Firmenevents: Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen.
- Projektorganisation bestimmen – wer macht was, wie und wann, wo.
- Terminplan festlegen, Spielraum einkalkulieren und mit Meilensteinen versehen.
Event-Detailplanung
- Abläufe definieren.
- Programm/Motto etc. festlegen und schriftlich niederlegen.
- Eventlocation fix reservieren – Tipp: Wer schreibt, der bleibt!
- Eventdienstleister evaluieren und Verträge abschließen (Catering, Mobiliar, Technik, Unterhaltungsprogramm, Fotografen, Transport, Deko etc. Tipp: Immer in schriftlicher Form!
- Rahmenprogramm festlegen und detailgenau schriftlich festhalten.
- Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs, Getränke etc. festlegen und in entsprechender Menge bestellen.
- Anreise/Abreise organisieren (Beschilderung, organisierter Transport, Fahrplan, Parkplätze etc.).
- Mobiliar/Infrastruktur – Technik testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen.
- Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal/Sicherheitsdienst gegebenenfalls beauftragen, Kontrolle Notausgänge, Sanitäre Anlagen auf Personenanzahl abstimmen.
- Maßnahmen Promotion: Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenk, Dankesmailing etc.) ordern bzw. vorbereiten.
Ablauf am Event
- Personal für den Eventtag frühzeitig instruieren.
- Klare Aufgabenverteilung vornehmen.
- Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur inkl. Generalprobe.
- Inventarliste erstellen.
- Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste sowie der weiteren Personen (Unterhalter, Moderator etc.) planen.
- Ablauf/Zeitplan regelmäßig überprüfen.
- Dank und Verabschiedung der Gäste nach dem Event (Organisation Rücktransport etc.) vorbereiten.
Unmittelbar nach dem Event
- Abbau von Mobiliar/Technik/Infrastruktur.
- Entsorgung überwachen.
- Reinigung organisieren.
- Erste Manöverkritik vornehmen.
Nach dem Event
- Nachbereitung mit dem Personal und den externen Partnern durchführen.
- Inventar prüfen und Kalkulationen anstellen.
- Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST) erstellen.
- Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback).
Feedback aus Manöverkritik, Debriefing, Kunden und Lieferantenfeedback schriftlich festhalten und in die Eventplanung/Checkliste für kommende Veranstaltungen einfließen lassen.
Reflexion ist auch bei Events ein wichtiger Faktor. Natürlich gilt: Auch das Feiern und Genießen nicht vergessen!